Najczęstsze błędy przy wysyłce faktur do KSeF i jak je naprawić
Wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur zwykle trwa chwilę i kończy się nadaniem numeru KSeF. Czasami jednak system odrzuca dokument albo zgłasza błąd, co potrafi zaskoczyć zwłaszcza na początku pracy z fakturami elektronicznymi. Dobra wiadomość jest taka, że większość problemów ma powtarzalne przyczyny i daje się im zapobiec. W tym wpisie zebraliśmy najczęstsze błędy przy wysyłce faktur do KSeF oraz sposoby, aby ich unikać.
Skąd biorą się błędy w KSeF
Zanim faktura zostanie przyjęta i otrzyma numer, system sprawdza jej zgodność z obowiązującym wzorem. Dokument, który nie pasuje do schematu albo zawiera niepoprawne dane, zostaje odrzucony, zanim trafi do obiegu. To zabezpieczenie działa na korzyść firm, ponieważ nie dopuszcza do systemu faktur z brakami. Oznacza jednak, że wysyłka nie zawsze kończy się sukcesem za pierwszym razem, a komunikat o błędzie jest informacją, co poprawić. O tym, jak zbudowany jest sam dokument, piszemy w tekście o fakturze ustrukturyzowanej FA(3).
Warto od razu zaznaczyć, że odrzucenie faktury nie jest karą ani utratą dokumentu. System zwraca informację o powodzie odrzucenia, a poprawiona faktura może zostać wysłana ponownie. Dopóki dokument nie został przyjęty i nie otrzymał numeru KSeF, można swobodnie poprawić dane i wysłać go jeszcze raz. Inaczej jest z fakturą już przyjętą, której nie wolno zmieniać, o czym decyduje sam moment nadania numeru.
Błędy w strukturze faktury
Najczęstsza grupa problemów wynika z niezgodności ze schematem FA(3). Dzieje się tak, gdy w dokumencie brakuje wymaganego pola, gdy wartość została zapisana w niewłaściwym formacie albo gdy sumy pozycji nie zgadzają się z podsumowaniem faktury. W ręcznie tworzonych plikach takie pomyłki pojawiają się bardzo łatwo. Dlatego warto, aby faktura była sprawdzana pod kątem zgodności ze schematem jeszcze przed wysyłką, a nie dopiero po odrzuceniu przez system.
Błędny numer NIP i dane kontrahenta
Druga częsta przyczyna to nieprawidłowe dane stron transakcji, a przede wszystkim numer NIP. Literówka w numerze, spacje w niewłaściwym miejscu albo podanie numeru nabywcy, który nie istnieje w rejestrach, kończą się odrzuceniem dokumentu. W sklepie internetowym dane te pochodzą z formularza zamówienia wypełnianego przez klienta, więc ich jakość zależy częściowo od kupującego. Czytelne pole na numer NIP i wstępne sprawdzenie jego poprawności znacznie ograniczają liczbę takich błędów.
Problemy z tokenem i uwierzytelnianiem
Kolejna grupa błędów nie dotyczy samej faktury, tylko połączenia z systemem. Jeżeli token autoryzacyjny wygasł, został wpisany z pomyłką albo nie ma odpowiednich uprawnień, system nie przyjmie dokumentu, mimo że jego treść jest poprawna. W takiej sytuacji rozwiązaniem nie jest zmiana faktury, tylko naprawa dostępu do systemu. Jak poprawnie skonfigurować token opisujemy krok po kroku w poradniku o integracji WooCommerce z KSeF.
Błędy przy korektach i przy braku łączności
Osobną kategorią są pomyłki związane z korektami. Faktura korygująca musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, a jego brak lub błąd sprawia, że dokument nie zostanie powiązany z oryginałem. Ten temat rozwijamy w tekście o fakturach korygujących w KSeF. Zdarza się też, że wysyłka nie udaje się z powodu chwilowego braku łączności z systemem. To nie jest błąd faktury, tylko sytuacja, w której warto skorzystać z trybów szczególnych opisanych we wpisie o trybie awaryjnym i offline.
Jak ograniczyć błędy w sklepie internetowym
Skuteczny sposób na spokojną wysyłkę faktur opiera się na trzech elementach. Pierwszy to sprawdzanie dokumentu pod kątem zgodności ze schematem jeszcze przed wysłaniem, dzięki czemu wiele pomyłek nigdy nie dociera do systemu. Drugi to automatyczne ponawianie prób, gdy przyczyną jest chwilowy problem z połączeniem, a nie treść faktury. Trzeci to kolejka, w której dokumenty czekają na wysyłkę i nie giną nawet przy dłuższej przerwie. Dokładnie w ten sposób działa nasza wtyczka, o czym więcej przeczytasz na stronie funkcji. Dzięki takiemu podejściu błędy przestają być problemem, a wysyłka faktur staje się przewidywalna.