Faktura dla klienta z zagranicy a KSeF: UE, eksport i OSS

Faktura dla firmy z zagranicy też trafia do KSeF. To najkrótsza odpowiedź na pytanie, które zadaje sobie wielu właścicieli sklepów sprzedających poza Polskę. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy polskich podatników niezależnie od tego, gdzie siedzibę ma ich klient, a wyjątki są wąskie i w sklepie internetowym dotyczą głównie sprzedaży konsumenckiej. Poniżej rozkładamy temat na typowe sytuacje: firmę z innego kraju Unii, klienta spoza Unii, konsumenta z zagranicy i procedurę OSS.

Zasada ogólna: kraj nabywcy nie zwalnia z KSeF

Ministerstwo Finansów stawia sprawę jasno. Jeżeli jako polski podatnik wystawiasz fakturę dla zagranicznej firmy, robisz to w KSeF na tych samych zasadach co dla kontrahenta krajowego, w terminach, które opisujemy w tekście o obowiązku KSeF w 2026 roku. Faktura dostaje numer KSeF, jest zapisana w systemie i od tej chwili to ona jest wiążącą wersją dokumentu. Nie ma znaczenia, czy nabywca pochodzi z Niemiec, Czech czy Stanów Zjednoczonych.

Wyjątki od obowiązku są ograniczone i w sklepie internetowym sprowadzają się głównie do dwóch sytuacji. Pierwsza to sprzedaż rozliczana w procedurach szczególnych OSS i IOSS. Druga to faktury dla konsumentów, które w KSeF można wystawiać dobrowolnie. Do obu wrócimy za chwilę, bo zdarzają się najczęściej.

Jak zagraniczny kontrahent otrzymuje fakturę

Tu pojawia się praktyczny kłopot. Firma z zagranicy nie ma polskiego NIP-u, więc nie zaloguje się do KSeF i nie pobierze z niego faktury, tak jak robi to polski kontrahent. Dlatego fakturę przekazuje się jej poza systemem, w sposób ustalony z klientem, najczęściej jako plik PDF w mailu albo do pobrania z konta w sklepie. Taki plik to wizualizacja faktury i musi mieć kod QR, który prowadzi do dokumentu w KSeF. Dzięki niemu zagraniczny klient może sprawdzić, że faktura rzeczywiście istnieje w polskim systemie. Jak działa ten kod i co oznaczają napisy pod nim, tłumaczymy w artykule o kodzie QR na fakturze z KSeF.

Z punktu widzenia procesu oznacza to jedno: zanim wyślesz klientowi PDF, faktura musi zostać przyjęta przez KSeF i otrzymać numer. Wysyłanie PDF w chwili złożenia zamówienia i dopiero późniejsze przesyłanie faktury do systemu odwraca kolejność. Jeśli system odrzuci dokument z powodu błędu, klient będzie miał w rękach fakturę, której w KSeF nie ma.

Firma z innego kraju UE: numer VAT UE zamiast NIP

Kontrahent z Unii Europejskiej identyfikuje się numerem VAT UE, który zaczyna się od dwuliterowego kodu kraju, na przykład DE dla Niemiec albo CZ dla Czech. W strukturze FA(3) numer ten zapisuje się w osobnych polach, oddzielnie kod kraju i oddzielnie sam numer, a nie w polu przeznaczonym na polski NIP. To pozornie drobiazg, który w praktyce często kończy się błędną identyfikacją nabywcy. Budowę dokumentu opisujemy we wpisie o fakturze ustrukturyzowanej FA(3).

Numer VAT UE warto sprawdzić w unijnym systemie VIES jeszcze przed wystawieniem faktury. Przy sprzedaży towarów firmie z innego kraju Unii, czyli przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, ważny numer nabywcy jest jednym z warunków zastosowania stawki 0 procent. Jeżeli numer okaże się nieaktywny, sprzedaż trzeba rozliczyć inaczej, więc lepiej wiedzieć o tym przed wystawieniem faktury, a nie po nim. Jak zbierać takie dane już w formularzu zamówienia, pokazujemy w poradniku o polu NIP w WooCommerce.

Konsument z zagranicy i procedura OSS

Sprzedaż do osób prywatnych z innych krajów Unii wiele sklepów rozlicza w procedurze OSS, czyli w unijnym punkcie kompleksowej obsługi, stosując stawki VAT kraju klienta. Faktury dokumentujące transakcje rozliczane w procedurach OSS i IOSS są wyłączone z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, więc nie musisz wysyłać ich do KSeF. W sklepie oznacza to, że zamówienia rozliczane w OSS trzeba w procesie fakturowania odróżnić od pozostałych i obsłużyć poza systemem.

Jeżeli nie korzystasz z OSS, bo Twoja sprzedaż do konsumentów z Unii mieści się w progu, poniżej którego stosuje się polski VAT, faktury dla takich klientów podlegają tym samym zasadom co faktury dla polskich konsumentów. Ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne. Kiedy warto z tej możliwości korzystać, piszemy w tekście o fakturach B2C a KSeF.

Klient spoza Unii Europejskiej

Firmy spoza Unii, na przykład z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii czy Stanów Zjednoczonych, nie mają ani polskiego NIP-u, ani numeru VAT UE. Faktura dla nich także powstaje w KSeF, a nabywcę identyfikuje się kodem kraju i numerem identyfikacyjnym nadanym w jego państwie, jeśli taki numer istnieje. Przy eksporcie towarów zastosowanie stawki 0 procent zależy od dokumentów potwierdzających wywóz poza Unię, ale to już kwestia rozliczenia VAT, a nie samego KSeF. Z perspektywy systemu liczy się to, żeby faktura została poprawnie wystawiona, przyjęta i przekazana klientowi w formie wizualizacji z kodem QR.

Jak to wygląda w WooCommerce

W sklepie na WooCommerce kluczowe są dane, które klient zostawia w zamówieniu: kraj, nazwa firmy i numer identyfikacyjny. Na ich podstawie system sprzedaży musi rozpoznać, czy ma do czynienia z polską firmą, firmą z Unii, firmą spoza Unii czy konsumentem, i zbudować fakturę z odpowiednim sposobem identyfikacji nabywcy. Nasza wtyczka robi to automatycznie. Rozpoznaje polskie numery NIP i numery VAT UE poprzedzone kodem kraju, a gdy w zamówieniu pojawia się stawka VAT, której nie ma w polskim systemie, na przykład przy sprzedaży w OSS, nie wysyła takiej faktury do KSeF, tylko wyraźnie informuje, że zamówienie wymaga innej obsługi.

Jeśli dopiero wybierasz narzędzie do fakturowania w sklepie, który sprzedaje za granicę, przejdź przez te scenariusze na liście kryteriów z poradnika o tym, jak wybrać wtyczkę KSeF. Sprzedaż zagraniczna najszybciej obnaża braki rozwiązań, które zostały przetestowane wyłącznie na polskich klientach.

Najczęstsze pytania