Faktury korygujące w KSeF: jak wystawić korektę e-faktury

Pomyłka na fakturze zdarza się każdemu, kto wystawia dokumenty sprzedaży. Zła cena, błędna stawka podatku albo literówka w nazwie kontrahenta to sytuacje znane z codziennej pracy. W Krajowym Systemie e-Faktur poprawianie takich błędów wygląda inaczej niż na papierze, ponieważ raz przyjętej faktury nie można już zmienić. W tym wpisie wyjaśniamy, jak działa faktura korygująca w KSeF i o czym trzeba pamiętać, żeby korekta była poprawna.

Dlaczego faktury w KSeF nie da się poprawić

Faktura, która trafiła do Krajowego Systemu e-Faktur i otrzymała numer, staje się dokumentem prawnym o ustalonej treści. Od tego momentu nikt nie może w niej niczego zmienić ani jej usunąć, ponieważ system przechowuje ją w niezmienionej postaci. To rozwiązanie porządkuje obrót dokumentami i chroni obie strony transakcji, bo faktura zawsze wygląda tak samo u sprzedawcy, u nabywcy i w systemie.

Konsekwencja jest prosta. Jeśli po wystawieniu faktury zauważysz błąd, nie poprawiasz oryginału, tylko wystawiasz nowy dokument, który go koryguje. Tym dokumentem jest właśnie faktura korygująca, która odwołuje się do faktury pierwotnej i wskazuje, co ulega zmianie.

Kiedy wystawiasz fakturę korygującą

Fakturę korygującą wystawia się wtedy, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej okazało się, że zawiera ona pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku albo w innej pozycji. Korekta jest potrzebna także wówczas, gdy zmieniły się warunki transakcji, na przykład klient otrzymał rabat, zwrócił część towaru albo strony ustaliły nową kwotę. W każdej z tych sytuacji faktura korygująca doprowadza dokumentację do stanu zgodnego z rzeczywistością.

Korekta może zmniejszać wartość sprzedaży, gdy cena była zawyżona albo towar wrócił do sprzedawcy, ale może też ją zwiększać, gdy pierwotna faktura zaniżyła należną kwotę. W dokumencie wskazuje się, których pozycji dotyczy zmiana i jak wyglądają wartości po poprawieniu, dzięki czemu widać zarówno stan pierwotny, jak i skorygowany. To sprawia, że historia dokumentu pozostaje czytelna dla obu stron transakcji oraz dla organów podatkowych.

Numer KSeF faktury pierwotnej, czyli co musi zawierać korekta

Najważniejszym elementem faktury korygującej w systemie jest numer KSeF faktury korygowanej. Jest to numer, który oryginalna faktura otrzymała w chwili przyjęcia do systemu, i to on jednoznacznie łączy korektę z dokumentem pierwotnym. Bez tego powiązania korekta nie miałaby do czego się odnosić. Wyjątkiem są sytuacje, w których faktura pierwotna nie miała nadanego numeru KSeF, ponieważ została wystawiona poza systemem na podstawie ustawowego wyłączenia. Sama treść korekty korzysta z tego samego schematu co zwykła faktura, o którym piszemy w tekście o fakturze ustrukturyzowanej FA(3).

Kto może wystawić korektę

Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie ten przedsiębiorca, który sporządził fakturę pierwotną. Nabywca nie poprawia dokumentu samodzielnie, nawet jeśli to on zauważył błąd. Jeżeli kupujący dostrzeże pomyłkę, powinien zgłosić ją sprzedawcy, a ten wystawia korektę w systemie. Taki podział ról sprawia, że dokumentacja pozostaje spójna, a odpowiedzialność za treść faktury jest jasno przypisana.

Jak wygląda rozliczenie korekty

Krajowy System e-Faktur upraszcza rozliczanie korekt obniżających sprzedaż. Jeżeli korekta dotyczy faktury wystawionej w systemie, sprzedawca obniża podstawę opodatkowania i podatek należny już w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Nie musi przy tym czekać na osobne potwierdzenie odbioru przez nabywcę, ponieważ moment wystawienia i udostępnienia dokumentu jest zapisany w systemie. Dla firmy oznacza to mniej formalności i większą pewność co do daty rozliczenia.

Korekty w sklepie internetowym

W handlu internetowym korekty pojawiają się regularnie, bo klienci zwracają towar, korzystają z rabatów i zmieniają zamówienia. Warto więc, aby narzędzie do wystawiania faktur potrafiło powiązać korektę z fakturą pierwotną i jej numerem KSeF bez ręcznego przepisywania danych. Jeśli chcesz uniknąć błędów już na etapie wystawiania dokumentów, zajrzyj do naszego wpisu o najczęstszych błędach przy wysyłce faktur do KSeF, a po szczegóły wdrożenia w sklepie sięgnij do poradnika o KSeF dla sklepu internetowego. Dobrze przygotowany proces sprawia, że nawet częste korekty nie są problemem.