Faktury zaliczkowe w KSeF w sklepie internetowym

Sklepy internetowe często pobierają płatność zanim towar trafi do klienta. Przedpłata przed wysyłką, zaliczka na zamówienie robione na wymiar albo przedsprzedaż to codzienność w handlu online. W takich sytuacjach pojawia się faktura zaliczkowa, a po zrealizowaniu zamówienia faktura końcowa. W Krajowym Systemie e-Faktur te dwa dokumenty muszą być ze sobą powiązane w ściśle określony sposób. W tym wpisie tłumaczymy jak.

Kiedy powstaje faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi albo dostarczeniem towaru. W sklepie internetowym oznacza to sytuację, w której klient płaci z góry, a realizacja następuje później. Sam fakt wcześniejszej płatności nie zmienia zasad korzystania z systemu, więc taka faktura powstaje w Krajowym Systemie e-Faktur na tych samych zasadach co każda inna faktura sprzedaży dla firmy.

Jeśli klientem jest osoba prywatna, obowiązek wygląda inaczej, ponieważ sprzedaż konsumencka nie jest objęta obowiązkiem. Ten wątek rozwijamy w tekście o fakturach dla konsumentów a KSeF.

Faktura końcowa musi wskazać numery faktur zaliczkowych

Najważniejsza zasada dotyczy powiązania dokumentów. Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, to faktura wystawiona po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, czyli faktura rozliczeniowa, musi zawierać numery KSeF faktur wystawionych wcześniej. Chodzi o numery nadane przez system fakturom zaliczkowym.

Wyjątkiem są faktury zaliczkowe, które nie były fakturami ustrukturyzowanymi. Wtedy w dokumencie końcowym wskazuje się numery nadane im przez podatnika. W praktyce oznacza to, że przy wystawianiu faktury końcowej trzeba mieć pod ręką numery wcześniejszych dokumentów, a nie tworzyć ją w oderwaniu od historii zamówienia.

Jeżeli zaliczka pokryła całą należność, faktura końcowa nie jest potrzebna, ponieważ nie zostaje nic do rozliczenia. Problem pojawia się przy płatnościach częściowych oraz tam, gdzie zamówienie było opłacane w kilku ratach, bo wtedy dokument końcowy musi wskazać każdą wcześniejszą fakturę zaliczkową. Im dłuższa historia płatności, tym większa wartość porządnego zapisu numerów przy zamówieniu.

Dlaczego numer KSeF ma tu takie znaczenie

Numer KSeF to unikalny identyfikator, który system nadaje fakturze automatycznie po jej przyjęciu. Pełni rolę spinacza między dokumentami, bo pozwala jednoznacznie wskazać, do której faktury zaliczkowej odnosi się rozliczenie. Bez niego powiązanie byłoby oparte wyłącznie na własnej numeracji sprzedawcy, która nie jest widoczna dla systemu.

Ten sam numer ma znaczenie w ewidencji podatkowej, o czym piszemy w tekście o KSeF a JPK_V7 i rozliczeniu VAT. Warto więc traktować go jako daną, którą sklep powinien przechowywać razem z zamówieniem, a nie tylko wyświetlać raz po wysyłce dokumentu.

Co zrobić, gdy w zaliczce był błąd

Faktury przyjętej przez system nie da się zmienić, więc pomyłkę w fakturze zaliczkowej poprawia się fakturą korygującą. Korekta musi wskazywać numer KSeF dokumentu pierwotnego, dokładnie tak jak przy zwykłej sprzedaży. Cały mechanizm opisujemy we wpisie o fakturach korygujących w KSeF. Przy przedpłatach zdarza się to częściej niż zwykle, bo zamówienie potrafi zmienić się między wpłatą a wysyłką.

Jak ułożyć to w sklepie WooCommerce

Praktyczne wnioski dla sklepu są trzy. Po pierwsze, przechowuj numer KSeF przy zamówieniu, aby przy fakturze końcowej nie trzeba było go szukać ręcznie. Po drugie, ustal wyraźny moment powstawania każdego dokumentu, na przykład faktura zaliczkowa po zaksięgowaniu przedpłaty, a końcowa po wysyłce towaru. Po trzecie, zadbaj o poprawne dane nabywcy już na etapie zaliczki, bo błędny numer NIP na pierwszym dokumencie zwykle wraca później jako korekta.

Automatyzacja bardzo tu pomaga, ponieważ reguły wystawiania można powiązać ze statusami zamówień, dzięki czemu dokumenty powstają zawsze w tym samym momencie i w tej samej kolejności. Jak to skonfigurować, opisujemy w poradniku o integracji WooCommerce z KSeF, a możliwości wtyczki znajdziesz na stronie funkcji.