Kod QR na fakturze z KSeF: do czego służy i jak go sprawdzić

Kod QR na fakturze z KSeF to znak rozpoznawczy dokumentu, który istnieje w Krajowym Systemie e-Faktur. Po zeskanowaniu telefonem prowadzi do strony Ministerstwa Finansów, na której można sprawdzić, czy faktura o takich danych rzeczywiście została wystawiona w systemie. Kody pojawiły się razem z KSeF 2.0 i dotyczą przede wszystkim faktur, które trafiają do klienta inną drogą niż przez sam system, na przykład jako plik PDF w mailu. W tym tekście tłumaczymy, czym różnią się dwa rodzaje kodów, kiedy trzeba je umieścić na fakturze i co to oznacza dla sklepu internetowego.

Po co faktura z KSeF ma kod QR

Faktura ustrukturyzowana żyje w systemie jako plik XML. Firma z polskim NIP-em odbiera ją bezpośrednio z KSeF, więc nie potrzebuje żadnego dodatkowego potwierdzenia. Inaczej jest z odbiorcami, którzy do systemu nie mają dostępu, czyli z konsumentami, firmami z zagranicy i nabywcami bez NIP. Oni dostają od sprzedawcy wizualizację faktury, a więc czytelną wersję dokumentu, najczęściej w PDF.

Kod QR jest pomostem między tą wizualizacją a systemem. Pozwala sprawdzić, że PDF nie jest przypadkowym dokumentem, tylko odpowiada fakturze zapisanej w KSeF. Dla odbiorcy to prosty sposób na odróżnienie prawdziwej faktury od podróbki, a dla sprzedawcy dowód, że wysłał klientowi dokładnie ten dokument, który trafił do systemu.

KOD I, czyli link do faktury w systemie

Pierwszy kod, oficjalnie nazywany KOD I, trafia na każdą wizualizację faktury udostępnianej poza systemem. Zawiera adres strony weryfikacyjnej, datę wystawienia faktury, NIP sprzedawcy oraz skrót kryptograficzny, czyli cyfrowy odcisk pliku faktury. Dzięki temu skrótowi kod pasuje wyłącznie do jednego, konkretnego dokumentu i nie da się go przenieść na inną fakturę.

Pod kodem umieszcza się napis z numerem KSeF, który system nadał fakturze po jej przyjęciu. To ważne rozróżnienie, bo numer KSeF nie jest tym samym co numer faktury nadawany przez sprzedawcę. Skąd się bierze i jak wygląda, wyjaśniamy w słowniku pojęć KSeF.

KOD II, czyli potwierdzenie wystawcy przy fakturach offline

Drugi kod pojawia się tylko wtedy, gdy faktura powstała w jednym z trybów offline, a więc zanim trafiła do systemu. Taki dokument nie ma jeszcze numeru KSeF, dlatego pod pierwszym kodem zamiast numeru widnieje napis OFFLINE. Brakującą pewność uzupełnia KOD II z napisem CERTYFIKAT. Generuje się go z użyciem certyfikatu KSeF przeznaczonego do faktur offline, a po zeskanowaniu pozwala sprawdzić, czy certyfikat jest aktywny oraz czy jego właściciel ma uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu danej firmy.

Faktura offline ma więc na wizualizacji dwa kody, a po dosłaniu do systemu i nadaniu numeru KSeF wystarczy już jeden. Zasady działania samych trybów offline opisujemy we wpisie o trybie awaryjnym i offline w KSeF, a różnice między tokenem i certyfikatem w tekście o tokenie i certyfikacie KSeF.

Kiedy kod QR musi znaleźć się na fakturze

Obowiązek dotyczy faktur udostępnianych nabywcy poza systemem, w sposób z nim uzgodniony. Ministerstwo Finansów wymienia tu sprzedaż na rzecz konsumentów, nabywców bez NIP, firm bez siedziby w Polsce oraz usługi świadczone za granicą. W sklepie internetowym oznacza to przede wszystkim dwie sytuacje: faktury dla klientów indywidualnych, jeśli wystawiasz je w KSeF i wysyłasz mailem, oraz faktury dla kontrahentów z innych krajów. Te drugie wystawia się w KSeF na ogólnych zasadach, a klient zagraniczny, który nie może zalogować się do systemu, dostaje wizualizację z kodem. Szczegóły omawiamy w artykule o fakturze dla klienta z zagranicy.

Jeżeli faktura dla konsumenta w ogóle nie trafia do KSeF, co przy sprzedaży B2C jest dozwolone, kod QR nie ma do czego prowadzić i nie jest potrzebny. Kiedy mimo to warto wysyłać faktury konsumenckie do systemu, wyjaśniamy we wpisie o fakturach B2C a KSeF.

Jak klient sprawdza fakturę z kodem QR

Weryfikacja przebiega dwuetapowo i nie wymaga logowania do systemu. Po zeskanowaniu kodu telefonem albo kliknięciu w link otwiera się strona z podstawowymi danymi identyfikującymi fakturę. Klient od razu widzi, czy dokument istnieje w KSeF i czy dane z PDF zgadzają się z tym, co zapisano w systemie. Pobranie całej faktury wymaga już podania dodatkowych danych dostępowych, więc przypadkowa osoba, która zobaczy kod na wydruku, nie pozna szczegółów zakupu.

Dla sprzedawcy to także wygodne narzędzie kontroli jakości. Wystarczy zeskanować kod z własnej wizualizacji, aby upewnić się, że PDF wysyłany klientom jest spójny z fakturą w systemie. Warto zrobić taki test po każdej zmianie szablonu faktury albo narzędzia do fakturowania.

Co to oznacza dla sklepu na WooCommerce

Sam kod nie zmienia sposobu wystawiania faktur, ale zmienia wymagania wobec ich wersji do druku i PDF. Jeżeli Twój sklep wysyła klientom faktury mailem, sprawdź, czy wizualizacja, którą przygotowuje Twoje narzędzie, zawiera kod QR tam, gdzie jest on wymagany.

Druga rzecz to numer KSeF. Kod dla faktury wystawionej online zawiera go w podpisie, więc system sprzedaży musi ten numer znać. W praktyce oznacza to, że wystawienie faktury nie kończy się na wysłaniu pliku do KSeF, tylko na odebraniu odpowiedzi z systemu. Nasza wtyczka zapisuje numer KSeF przy zamówieniu zaraz po przyjęciu faktury i pokazuje go w boksie KSeF na ekranie zamówienia, razem z plikami XML i UPO. Pełną listę możliwości znajdziesz na stronie funkcji wtyczki.

Trzecia sprawa dotyczy przygotowania na awarie. Faktury wystawiane offline wymagają certyfikatu KSeF typu offline, bez którego nie da się wygenerować drugiego kodu. Nawet jeżeli na co dzień wystarcza Ci token, warto pobrać ten certyfikat zawczasu, zanim przyda się w dniu, w którym system akurat nie odpowiada.

Najczęstsze pytania