7 mitów o KSeF, w które wciąż wierzą sklepy internetowe

Wokół KSeF narosło sporo przekonań, które powtarza się na forach, w grupach dla sprzedawców i w rozmowach z klientami. Część z nich była prawdziwa na etapie projektów, część wzięła się z uproszczeń, a część z tego, że przepisy zmieniały się po drodze kilka razy. Zebraliśmy siedem mitów, które najczęściej słyszymy od właścicieli sklepów internetowych, i sprawdziliśmy je w oficjalnych informacjach Ministerstwa Finansów. Stan na wrzesień 2026 roku.

Mit 1: „KSeF to sprawa dużych firm”

To było prawdą tylko przez dwa miesiące. Od 1 lutego 2026 roku z KSeF muszą korzystać firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych, ale od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek objął pozostałych podatników. Wyjątek dla najmniejszych jest krótki i wąski. Przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tysięcy złotych miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza systemem do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF dotyczy więc praktycznie wszystkich. Pełny kalendarz znajdziesz w tekście o obowiązku KSeF w 2026 roku.

Mit 2: „Każda faktura dla klienta indywidualnego musi trafić do KSeF”

Nie musi. Ministerstwo Finansów potwierdza, że zarówno przed 1 lutego 2026 roku, jak i po tej dacie wystawianie w KSeF faktur dla konsumentów jest dobrowolne. Obowiązek dotyczy faktur dla firm. Sklep może więc wystawiać faktury konsumenckie poza systemem, choć czasem opłaca się wysyłać do KSeF wszystkie dokumenty jednym torem, żeby nie utrzymywać dwóch procesów. Za i przeciw rozważamy we wpisie o fakturach B2C a KSeF.

Mit 3: „Za każdy błąd w KSeF już grożą kary”

Kary za naruszenia związane z KSeF zostały odroczone i zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Nie znaczy to jednak, że obowiązek można traktować jak zalecenie. Przepisy o wystawianiu faktur w KSeF działają od dat ich wejścia w życie, a odroczenie dotyczy wyłącznie sankcji finansowych. Ten czas warto wykorzystać spokojnie, na dopracowanie procesu i przetestowanie trudniejszych przypadków, zanim za błędy zaczną grozić kary.

Mit 4: „Tokeny przestaną działać z końcem 2026 roku”

Ten mit ma solidne podstawy, bo przez długi czas właśnie tak to zapowiadano. Ostatecznie Ministerstwo Finansów zdecydowało jednak, że tokeny pozostaną w KSeF 2.0 metodą uwierzytelnienia bezterminowo, a przepisy zostaną do tego dostosowane. Token wygenerowany dziś nie przestanie więc działać 1 stycznia. Warto mimo to pobrać certyfikat KSeF, bo jest potrzebny między innymi do wystawiania faktur w trybach offline. Obie metody porównujemy w tekście o tokenie i certyfikacie KSeF.

Mit 5: „Gdy KSeF nie działa, nie da się wystawić faktury”

Da się, a przepisy dokładnie opisują, jak to zrobić. Istnieją trzy tryby pracy poza systemem: tryb offline24, tryb niedostępności i tryb awaryjny, a każdy ma własny termin dosłania faktury do KSeF. Faktura wystawiona offline ma na wizualizacji dwa kody QR, o których piszemy w artykule o kodzie QR na fakturze z KSeF, a same procedury opisujemy we wpisie o trybie awaryjnym i offline. W sklepie internetowym najważniejsze jest to, żeby zamówienia nie czekały na ręczną interwencję, tylko trafiały do kolejki i były dosyłane automatycznie, gdy system wróci.

Mit 6: „Firm z zagranicy KSeF nie dotyczy”

Dotyczy. Faktura dla zagranicznego kontrahenta jest wystawiana w KSeF tak samo jak dla polskiej firmy, a różnica polega na sposobie jej przekazania. Klient bez polskiego NIP-u nie zaloguje się do systemu, więc otrzymuje wizualizację faktury z kodem QR. Z obowiązku wyłączona jest natomiast sprzedaż rozliczana w procedurach OSS i IOSS. Szczegóły opisujemy w tekście o fakturze dla klienta z zagranicy.

Mit 7: „Numer KSeF to po prostu mój numer faktury”

To dwa różne numery. Numer faktury nadajesz sam, według własnej numeracji, tak jak dotąd. Numer KSeF nadaje system w chwili przyjęcia dokumentu i jest to unikalny identyfikator o długości 35 znaków, który zawiera między innymi NIP sprzedawcy i datę. Różnica będzie widoczna coraz częściej, bo od 1 stycznia 2027 roku w przelewach między firmami trzeba będzie podawać numer KSeF opłacanej faktury albo identyfikator zbiorczy, gdy jednym przelewem płaci się za wiele faktur. Te i inne pojęcia wyjaśniamy w słowniku KSeF.

Co z tego wynika dla Twojego sklepu

Większość mitów ma wspólny mianownik: dotyczy rzeczy, które zmieniały się w trakcie przygotowań do KSeF. Dlatego przy każdej decyzji warto sprawdzać datę informacji i jej źródło, najlepiej oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów, a nie wpisy sprzed roku. Jeżeli chcesz, żeby kolejne zmiany dotykały Cię jak najmniej, postaw na narzędzie, które śledzi je za Ciebie i aktualizuje się jednym kliknięciem. Nasza darmowa wtyczka jest dostępna w katalogu WordPress.org, a jej możliwości opisujemy na stronie funkcji.

Najczęstsze pytania