Pole NIP w WooCommerce: jak zbierać NIP do faktur w KSeF

WooCommerce w podstawowej wersji nie ma pola NIP. Formularz zamówienia pyta o imię, adres i nazwę firmy, ale numeru identyfikacji podatkowej nie zbiera, bo to wymóg typowo polski. W czasach KSeF ten brak przestał być kosmetyczny. Od poprawnego NIP-u zależy, czy faktura trafi do firmowego konta klienta w systemie i czy w ogóle nada się dla niego jako faktura firmowa. W tym poradniku pokazujemy, jak dodać pole NIP, jak sprawdzać wpisany numer i czego pilnować, żeby faktury z Twojego sklepu przechodziły przez KSeF bez poprawek.

Dlaczego NIP w zamówieniu ma dziś większe znaczenie

W KSeF faktura nie jest wysyłana klientowi mailem, tylko udostępniana mu w systemie. Kluczem, po którym KSeF przypisuje dokument odbiorcy, jest NIP nabywcy zapisany w fakturze. Jeżeli klient firmowy poda numer z literówką, faktura trafi do systemu z błędnymi danymi nabywcy, a w najgorszym razie pod numer innej firmy. Naprawa wymaga wtedy korekty, o której piszemy w tekście o fakturach korygujących w KSeF. Jeżeli NIP-u nie ma wcale, faktura powstaje bez identyfikatora nabywcy i klient nie znajdzie jej na swoim koncie w systemie.

Dlatego pole NIP to dziś nie wygoda, a część procesu fakturowania. Im wcześniej numer zostanie poprawnie zebrany, tym mniej pracy czeka Cię po drodze.

Kiedy NIP trzeba znać już w chwili zakupu

Jest jeszcze jeden powód, żeby pytać o NIP w formularzu, a nie dopiero po zakupie. Jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej, fakturę dla firmy można do takiego paragonu wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Wynika to z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, a wystawienie faktury z naruszeniem tej zasady grozi sankcją w wysokości 100 procent podatku wykazanego na fakturze.

Wiele sklepów internetowych nie ewidencjonuje sprzedaży na kasie, bo korzysta ze zwolnień przewidzianych dla sprzedaży wysyłkowej. Jeśli jednak Twój sklep drukuje paragony, numer musi być znany, zanim paragon powstanie. Kwestię samej kasy warto omówić z księgową, a w formularzu po prostu zbierać NIP od razu, bo to rozwiązuje problem niezależnie od sposobu ewidencji.

Jak dodać pole NIP w WooCommerce

Są trzy podstawowe drogi, a wybór zależy od tego, z jakiego formularza zamówienia korzysta Twój sklep. Pierwsza to gotowa wtyczka. Najpopularniejsze polskie wtyczki do faktur i wysyłek mają pole NIP wbudowane, często razem z przełącznikiem „Chcę fakturę”, który pokazuje pola firmowe tylko tym klientom, którzy ich potrzebują. Druga to krótki fragment kodu w motywie potomnym, który dodaje pole do klasycznego formularza i zapisuje numer w danych zamówienia. Trzecia dotyczy nowego formularza opartego na blokach, w którym WooCommerce udostępnia mechanizm dodatkowych pól. Dzięki niemu NIP staje się pełnoprawną częścią zamówienia, widoczną w panelu i w mailach.

Niezależnie od metody warto trzymać się dwóch zasad. Pole powinno pojawiać się razem z nazwą firmy, a nie osobno, żeby klient indywidualny nie wpisywał tam przypadkowych danych. Numer należy zapisywać w jednym, przewidywalnym miejscu w danych zamówienia, bo właśnie stamtąd będzie go odczytywać narzędzie do fakturowania.

Sprawdzaj numer, zanim trafi do faktury

Polski NIP ma dziesięć cyfr, z których ostatnia jest cyfrą kontrolną. Wylicza się ją z dziewięciu poprzednich cyfr pomnożonych przez stałe wagi 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6 i 7, a sumę dzieli się modulo 11. Taki test wychwytuje zdecydowaną większość literówek i przestawionych cyfr, a można go wykonać od razu w formularzu, zanim klient złoży zamówienie. Przed sprawdzeniem warto usunąć spacje, kreski i przedrostek PL, bo klienci wpisują numer na wiele sposobów.

Poprawna suma kontrolna nie oznacza jeszcze, że firma istnieje i jest czynnym podatnikiem VAT. Do tego służy wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów, nazywany potocznie białą listą. Można go odpytywać automatycznie i przy większych zamówieniach warto to robić, bo przy okazji potwierdzisz nazwę firmy i jej adres. Błędne dane nabywcy to jedna z częstszych przyczyn problemów, które opisujemy we wpisie o najczęstszych błędach przy wysyłce faktur do KSeF.

Klient z Unii: numer VAT UE w tym samym polu

Jeżeli sprzedajesz firmom z innych krajów Unii, pole NIP powinno przyjmować także numery VAT UE, poprzedzone dwuliterowym kodem kraju. Taki numer weryfikuje się w systemie VIES, a w fakturze FA(3) zapisuje inaczej niż polski NIP, w osobnych polach na kod kraju i na sam numer. Szczegóły tej sytuacji, łącznie z tym, jak zagraniczny klient otrzymuje fakturę z KSeF, opisujemy w artykule o fakturze dla klienta z zagranicy.

Jak nasza wtyczka korzysta z pola NIP

Nie narzucamy jednego sposobu zbierania numeru, bo sklepy korzystają z różnych formularzy i dodatków. Wtyczka odczytuje NIP z pól najpopularniejszych rozwiązań, z pól dodanych w formularzu blokowym i z danych zamówienia o typowych nazwach. Sprawdza sumę kontrolną polskiego NIP-u i rozpoznaje numery VAT UE po kodzie kraju. Numer, który nie przejdzie kontroli, nie trafia do faktury jako NIP. Wersja Pro w module audytu wskazuje dodatkowo zamówienia, w których klient podał nazwę firmy, ale zabrakło poprawnego numeru, żebyś mógł wyjaśnić sprawę jeszcze przed wysyłką faktury.

Jak cały proces wygląda od strony konfiguracji, pokazujemy w poradniku o integracji WooCommerce z KSeF oraz w instrukcji instalacji i konfiguracji. A jeśli chcesz, żeby faktury dla firm powstawały same po opłaceniu zamówienia, zajrzyj do tekstu o automatycznym wystawianiu faktur w WooCommerce.

Najczęstsze pytania