Słownik KSeF: najważniejsze pojęcia dla sprzedawców online

KSeF ma własny język, a wiele jego pojęć brzmi podobnie, choć oznacza zupełnie co innego. Numer KSeF to nie numer faktury, token to nie certyfikat, a tryb offline24 to nie to samo co tryb awaryjny. Ten słownik zbiera najważniejsze pojęcia, z którymi spotyka się właściciel sklepu internetowego, i wyjaśnia je krótko, bez prawniczego żargonu. Każda definicja odsyła do tekstu, w którym rozwijamy temat szerzej.

Podstawy systemu

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Państwowy system Ministerstwa Finansów, w którym polscy podatnicy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura zapisana w KSeF jest jej wiążącą wersją, a kopie w PDF czy na papierze są tylko wizualizacjami. Od podstaw opisujemy go w tekście co to jest KSeF.

KSeF 2.0

Wersja systemu uruchomiona 1 lutego 2026 roku, razem ze startem obowiązkowego e-fakturowania. Przyniosła nowy interfejs API dla programów i wtyczek, certyfikaty KSeF jako metodę uwierzytelnienia oraz kody QR na wizualizacjach faktur.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura w postaci pliku XML zgodnego z oficjalnym schematem, wystawiona przy użyciu KSeF. Co do zasady za datę jej wystawienia uznaje się dzień przesłania do systemu, a za datę otrzymania przez nabywcę dzień nadania jej numeru KSeF. Inaczej jest w trybach offline, opisanych niżej.

FA(3)

Aktualny schemat, czyli wzór logiczny faktury ustrukturyzowanej, obowiązujący od 1 lutego 2026 roku. Określa, jakie pola ma faktura, w jakim formacie się je wypełnia i jakie wartości są dopuszczalne. Plik niezgodny ze schematem KSeF odrzuca. Szerzej piszemy o nim w tekście o fakturze ustrukturyzowanej FA(3).

Wizualizacja faktury

Czytelna dla człowieka wersja faktury ustrukturyzowanej, najczęściej PDF albo wydruk. Przekazuje się ją nabywcom, którzy nie odbierają faktur w KSeF, na przykład konsumentom i firmom z zagranicy. Gdy jest udostępniana poza systemem, powinna mieć kod QR.

Dostęp do systemu

Token KSeF

Ciąg znaków generowany w systemie, którym program albo wtyczka uwierzytelnia się w imieniu firmy. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny pozostaną w KSeF 2.0 bezterminowo. Token daje dostęp do faktur firmy, więc trzeba go chronić jak hasło do banku. Szczegóły znajdziesz w tekście o tokenie i certyfikacie KSeF.

Certyfikat KSeF

Druga metoda uwierzytelnienia, dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF i przez API. Występuje w dwóch odmianach, jednej służącej do logowania w systemie i drugiej przeznaczonej do wystawiania faktur offline, gdzie pozwala wygenerować kod QR potwierdzający wystawcę. Certyfikat jest ważny najwyżej dwa lata.

Uprawnienia

Zakres tego, co dana osoba lub firma może robić w KSeF w imieniu podatnika, na przykład wystawiać faktury, przeglądać je albo zarządzać dostępem innych. Uprawnienia nadaje się między innymi księgowej lub biuru rachunkowemu, co pokazujemy w tekście o uprawnieniach w KSeF.

Aplikacja Podatnika KSeF

Bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów działające w przeglądarce. Pozwala ręcznie wystawiać i przeglądać faktury, zarządzać uprawnieniami, generować tokeny i pobierać certyfikaty. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarcza, a przy sprzedaży w sklepie internetowym zwykle zastępuje ją integracja.

Wysyłka i potwierdzenia

Numer KSeF

Unikalny identyfikator o długości 35 znaków, który system nadaje fakturze po jej przyjęciu. Zawiera między innymi NIP sprzedawcy i datę, a jego nadanie oznacza, że faktura znalazła się w systemie i została udostępniona nabywcy. To nie jest numer faktury nadawany przez sprzedawcę, który nadal prowadzi własną numerację.

UPO

Urzędowe poświadczenie odbioru, czyli dokument generowany przez KSeF, który potwierdza przyjęcie faktury do systemu. Ma postać pliku XML i warto przechowywać go razem z fakturą jako dowód, że dokument trafił do KSeF.

Sesja interaktywna i wsadowa

Sesja to połączenie programu z KSeF, w ramach którego wysyła się faktury. Sesja interaktywna służy do wysyłania pojedynczych faktur na bieżąco, a sesja wsadowa do przesyłania wielu dokumentów naraz w paczkach. Sklep internetowy korzysta zwykle z sesji interaktywnych, bo faktury powstają przy kolejnych zamówieniach.

Identyfikator zbiorczy

Identyfikator generowany w KSeF dla grupy faktur jednego kontrahenta. Od 1 stycznia 2027 roku w przelewach między firmami trzeba będzie podawać numer KSeF opłacanej faktury, a identyfikator zbiorczy pozwoli zapłacić za wiele faktur jednym przelewem.

NIP i numer VAT UE nabywcy

Identyfikator, po którym KSeF przypisuje fakturę odbiorcy. Polska firma odbiera w systemie faktury wystawione na jej NIP, a kontrahenta z innego kraju Unii identyfikuje się numerem VAT UE zapisanym w osobnych polach. Jak zbierać te dane w sklepie, pokazujemy w poradniku o polu NIP w WooCommerce.

Gdy system nie odpowiada

Tryb offline24

Tryb, w którym sprzedawca może wystawić fakturę poza systemem niezależnie od przyczyny, na przykład przy problemach z internetem, i dosłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Tryb niedostępności

Tryb stosowany, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność KSeF, na przykład z powodu prac serwisowych. Faktury wystawione w tym czasie trzeba dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.

Tryb awaryjny

Tryb ogłaszany przez Ministerstwo Finansów w razie awarii systemu. Na dosłanie faktur jest więcej czasu, siedem dni roboczych od zakończenia awarii. Wszystkie trzy tryby omawiamy w tekście o trybie awaryjnym i offline w KSeF.

Kod QR, czyli KOD I i KOD II

Kody weryfikujące umieszczane na wizualizacjach faktur. KOD I prowadzi do faktury w KSeF i pozwala sprawdzić jej dane, a KOD II występuje przy fakturach offline i potwierdza tożsamość wystawcy na podstawie certyfikatu KSeF. Więcej piszemy w artykule o kodzie QR na fakturze z KSeF.

Rozliczenia i dokumenty szczególne

Faktura korygująca

Faktura zmieniająca dane faktury pierwotnej, na przykład po zwrocie towaru albo udzieleniu rabatu. W KSeF musi wskazywać numer KSeF faktury, którą koryguje. Szczegóły opisujemy w tekście o fakturach korygujących w KSeF.

Faktura zaliczkowa

Faktura dokumentująca wpłatę otrzymaną przed dostawą, na przykład przedpłatę za zamówienie realizowane później. Też jest wystawiana w KSeF, a faktura końcowa rozlicza wcześniejsze zaliczki. Więcej w tekście o fakturach zaliczkowych w KSeF.

Numer KSeF w JPK_V7

W nowej wersji pliku JPK_V7 faktury wykazuje się razem z ich numerami KSeF, zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów. Dzięki temu urząd może powiązać ewidencję VAT z dokumentami w systemie. Zmiany w rozliczeniu opisujemy w tekście KSeF a JPK_V7.

Faktura B2C

Faktura dla konsumenta, czyli osoby prywatnej. Jej wystawianie w KSeF jest dobrowolne. Kiedy warto z tego korzystać, piszemy we wpisie o fakturach B2C a KSeF.

Od słownika do praktyki

Te same pojęcia pojawiają się krok po kroku w poradniku o tym, jak zintegrować WooCommerce z KSeF, a najczęstsze nieporozumienia wokół nich zebraliśmy w tekście o mitach o KSeF. Jeżeli wolisz, żeby większość z tych pojęć obsługiwała się sama, zobacz, co robi nasza wtyczka KSeF dla WooCommerce.

Najczęstsze pytania