Tryb awaryjny i offline w KSeF: co zrobić, gdy system nie odpowiada

Sprzedaż w sklepie internetowym trwa przez całą dobę, a systemy informatyczne czasami zawodzą. Pojawia się więc naturalne pytanie, co zrobić, gdy trzeba wystawić fakturę, a Krajowy System e-Faktur akurat nie odpowiada. Na szczęście przepisy przewidziały takie sytuacje i wprowadziły tryby szczególne, dzięki którym sprzedaż nie musi się zatrzymać. W tym wpisie wyjaśniamy, czym różnią się tryb offline24, tryb offline w czasie niedostępności i tryb awaryjny.

Dlaczego KSeF przewiduje tryby szczególne

System zaprojektowano tak, aby brak łączności nie blokował działalności firmy. Gdyby jedynym sposobem wystawienia faktury było natychmiastowe połączenie z systemem, każda przerwa techniczna oznaczałaby wstrzymanie sprzedaży. Dlatego przepisy pozwalają w określonych sytuacjach wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do niego z pewnym opóźnieniem. Od strony technicznej stosowany jest jeden sposób wysyłki offline, natomiast to, która procedura obowiązuje, decyduje o terminie późniejszego dosłania dokumentu.

Warto poznać wszystkie trzy przypadki, ponieważ różnią się nie tylko terminami, lecz także tym, kto i w jaki sposób sygnalizuje, że dany tryb obowiązuje. Raz decyzja należy do samej firmy, innym razem wynika z zaplanowanych prac serwisowych, a jeszcze innym z formalnie ogłoszonej awarii. Dzięki tej wiedzy w razie problemów od razu wiesz, którą procedurę zastosować, zamiast wstrzymywać sprzedaż i czekać, aż połączenie samo wróci.

Tryb offline24, gdy zawiedzie internet lub z wyboru

Tryb offline24 stosuje się wtedy, gdy po stronie firmy pojawiają się problemy z dostępem do sieci, a także gdy przedsiębiorca sam zdecyduje się wystawić fakturę w ten sposób. Fakturę sporządza się według obowiązującego wzoru struktury logicznej, którym od 1 lutego 2026 roku jest schemat FA(3), a następnie przesyła się ją do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Po przesłaniu dokument otrzymuje numer KSeF, tak jak faktura wystawiona od razu w systemie.

Tryb offline w czasie niedostępności systemu

Druga sytuacja dotyczy zaplanowanej niedostępności, czyli okresu, w którym po stronie systemu prowadzone są prace serwisowe. Wtedy również wystawiasz fakturę poza systemem, a termin jej dosłania liczy się inaczej. Dokument przesyłasz do Krajowego Systemu e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności. Dzięki temu przerwa techniczna po stronie administracji nie obciąża firmy dodatkowymi obowiązkami w trakcie jej trwania.

Tryb awaryjny przy ogłoszonej awarii

Trzecia procedura to tryb awaryjny, przewidziany na wypadek rzeczywistej awarii systemu. Awaria jest formalnie ogłaszana w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w oprogramowaniu interfejsowym, więc firma ma jasny sygnał, że obowiązuje właśnie ten tryb. Terminy są tu najbardziej elastyczne, ponieważ fakturę przesyłasz do systemu nie później niż w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. Ten margines czasu ma znaczenie, gdy awaria trwa dłużej i dotyczy wielu firm jednocześnie.

Kody QR i numer KSeF faktury offline

Fakturę wystawioną w trybie offline i przekazaną nabywcy jeszcze przed jej wysłaniem do systemu oznacza się dwoma kodami QR. Pierwszy zapewnia dostęp do faktury w systemie oraz weryfikację jej danych i nosi oznaczenie offline. Drugi potwierdza tożsamość wystawcy w chwili sporządzenia dokumentu i nosi oznaczenie certyfikat. Dzięki tym kodom nabywca może sprawdzić fakturę, mimo że w momencie jej otrzymania nie miała ona jeszcze nadanego numeru KSeF. Numer ten pojawia się po skutecznym przesłaniu dokumentu do systemu. Jak działają oba kody i jak nabywca sprawdza nimi fakturę, wyjaśniamy w artykule o kodzie QR na fakturze z KSeF.

Co to oznacza dla sklepu internetowego

Dla sklepu najważniejsza jest ciągłość sprzedaży i pewność, że żadna faktura nie zginie w czasie przerwy technicznej. Dobre narzędzie do fakturowania powinno samo zapisać dokumenty wystawione offline i wysłać je do systemu, gdy tylko połączenie wróci, pilnując przy tym właściwych terminów. Właśnie dlatego w naszej wtyczce faktury trafiają do kolejki i są przesyłane automatycznie, o czym więcej piszemy na stronie funkcji. Warto też pamiętać, że nieprzesłanie faktury w wyznaczonym terminie będzie jednym z uchybień objętych karami, o których piszemy w tekście o obowiązku KSeF w 2026 roku. Jeśli chcesz uniknąć problemów z wysyłką, zajrzyj także do wpisu o najczęstszych błędach przy wysyłce faktur do KSeF.