Tryb awaryjny i offline w KSeF: co zrobić, gdy system nie odpowiada

Sprzedaż w sklepie internetowym trwa przez całą dobę, a systemy informatyczne czasami zawodzą. Pojawia się więc naturalne pytanie, co zrobić, gdy trzeba wystawić fakturę, a Krajowy System e-Faktur akurat nie odpowiada. Na szczęście przepisy przewidziały takie sytuacje i wprowadziły tryby szczególne, dzięki którym sprzedaż nie musi się zatrzymać. W tym wpisie wyjaśniamy, czym różnią się tryb offline24, tryb offline w czasie niedostępności i tryb awaryjny.

Dlaczego KSeF przewiduje tryby szczególne

System zaprojektowano tak, aby brak łączności nie blokował działalności firmy. Gdyby jedynym sposobem wystawienia faktury było natychmiastowe połączenie z systemem, każda przerwa techniczna oznaczałaby wstrzymanie sprzedaży. Dlatego przepisy pozwalają w określonych sytuacjach wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do niego z pewnym opóźnieniem. Od strony technicznej stosowany jest jeden sposób wysyłki offline, natomiast to, która procedura obowiązuje, decyduje o terminie późniejszego dosłania dokumentu.

Warto poznać wszystkie trzy przypadki, ponieważ różnią się nie tylko terminami, lecz także tym, kto i w jaki sposób sygnalizuje, że dany tryb obowiązuje. Raz decyzja należy do samej firmy, innym razem wynika z zaplanowanych prac serwisowych, a jeszcze innym z formalnie ogłoszonej awarii. Dzięki tej wiedzy w razie problemów od razu wiesz, którą procedurę zastosować, zamiast wstrzymywać sprzedaż i czekać, aż połączenie samo wróci.

Tryb offline24, gdy zawiedzie internet lub z wyboru

Tryb offline24 stosuje się wtedy, gdy po stronie firmy pojawiają się problemy z dostępem do sieci, a także gdy przedsiębiorca sam zdecyduje się wystawić fakturę w ten sposób. Fakturę sporządza się według obowiązującego wzoru struktury logicznej, którym od 1 lutego 2026 roku jest schemat FA(3), a następnie przesyła się ją do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Po przesłaniu dokument otrzymuje numer KSeF, tak jak faktura wystawiona od razu w systemie.

Tryb offline w czasie niedostępności systemu

Druga sytuacja dotyczy zaplanowanej niedostępności, czyli okresu, w którym po stronie systemu prowadzone są prace serwisowe. Wtedy również wystawiasz fakturę poza systemem, a termin jej dosłania liczy się inaczej. Dokument przesyłasz do Krajowego Systemu e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności. Dzięki temu przerwa techniczna po stronie administracji nie obciąża firmy dodatkowymi obowiązkami w trakcie jej trwania.

Tryb awaryjny przy ogłoszonej awarii

Trzecia procedura to tryb awaryjny, przewidziany na wypadek rzeczywistej awarii systemu. Awaria jest formalnie ogłaszana w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w oprogramowaniu interfejsowym, więc firma ma jasny sygnał, że obowiązuje właśnie ten tryb. Terminy są tu najbardziej elastyczne, ponieważ fakturę przesyłasz do systemu nie później niż w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. Ten margines czasu ma znaczenie, gdy awaria trwa dłużej i dotyczy wielu firm jednocześnie.

Kody QR i numer KSeF faktury offline

Fakturę wystawioną w trybie offline i przekazaną nabywcy jeszcze przed jej wysłaniem do systemu oznacza się dwoma kodami QR. Pierwszy zapewnia dostęp do faktury w systemie oraz weryfikację jej danych i nosi oznaczenie offline. Drugi potwierdza tożsamość wystawcy w chwili sporządzenia dokumentu i nosi oznaczenie certyfikat. Dzięki tym kodom nabywca może sprawdzić fakturę, mimo że w momencie jej otrzymania nie miała ona jeszcze nadanego numeru KSeF. Numer ten pojawia się po skutecznym przesłaniu dokumentu do systemu.

Co to oznacza dla sklepu internetowego

Dla sklepu najważniejsza jest ciągłość sprzedaży i pewność, że żadna faktura nie zginie w czasie przerwy technicznej. Dobre narzędzie do fakturowania powinno samo zapisać dokumenty wystawione offline i wysłać je do systemu, gdy tylko połączenie wróci, pilnując przy tym właściwych terminów. Właśnie dlatego w naszej wtyczce faktury trafiają do kolejki i są przesyłane automatycznie, o czym więcej piszemy na stronie funkcji. Warto też pamiętać, że nieprzesłanie faktury w wyznaczonym terminie będzie jednym z uchybień objętych karami, o których piszemy w tekście o obowiązku KSeF w 2026 roku. Jeśli chcesz uniknąć problemów z wysyłką, zajrzyj także do wpisu o najczęstszych błędach przy wysyłce faktur do KSeF.